SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác trực tuyến mạnh mẽ của Microsoft, giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả. Khi sử dụng SharePoint trong Office 365, bạn có thể đồng bộ dữ liệu, làm việc nhóm và quản lý dự án dễ dàng hơn.
Bài viết này, hdnms365 sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng SharePoint để chia sẻ và đồng bộ tài liệu trong Office 365, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
1. Lợi Ích Của SharePoint Trong Quản Lý Tài Liệu
Lưu Trữ Và Quản Lý Dữ Liệu Tập Trung Với SharePoint
SharePoint giúp doanh nghiệp lưu trữ tất cả tài liệu quan trọng trên một nền tảng chung, dễ dàng quản lý và truy cập.
Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thông qua tính năng tìm kiếm thông minh của Microsoft.
Chia Sẻ Tài Liệu Dễ Dàng bằng SharePoint
Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác bên ngoài thông qua các đường link an toàn.
Hỗ trợ phân quyền truy cập để kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tài liệu.
Đồng Bộ Dữ Liệu Giữa Các Thiết Bị với SharePoint
SharePoint cho phép đồng bộ dữ liệu với máy tính và thiết bị di động, giúp người dùng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
Tích hợp tốt với OneDrive để hỗ trợ lưu trữ đám mây.
2. Cách Chia Sẻ Tài Liệu Trong SharePoint
Chia Sẻ Tài Liệu Nội Bộ Trong SharePoint
Bước 1: Truy cập vào thư viện tài liệu SharePoint trong Office 365.
Bước 2: Chọn tài liệu hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
Bước 3: Nhấn vào nút "Chia sẻ" (Share).
Bước 4: Nhập email của người nhận hoặc nhóm làm việc.
Bước 5: Thiết lập quyền truy cập (chỉ xem, chỉnh sửa, toàn quyền).
Bước 6: Nhấn Gửi để hoàn tất.
Chia Sẻ Tài Liệu Với Người Dùng Bên Ngoài SharePoint
Bước 1: Chọn tài liệu cần chia sẻ.
Bước 2: Nhấn "Chia sẻ" và chọn "Bất kỳ ai có liên kết này" nếu muốn chia sẻ công khai.
Bước 3: Tùy chỉnh thời gian hết hạn của liên kết để tăng tính bảo mật.
Bước 4: Gửi đường link chia sẻ cho đối tác hoặc khách hàng.
3. Cách Đồng Bộ Dữ Liệu SharePoint Trên Máy Tính Và Di Động
Đồng Bộ Dữ Liệu Trên Máy Tính Dùng SharePoint
Bước 1: Mở thư viện tài liệu trong SharePoint.
Bước 2: Nhấn vào nút "Đồng bộ" (Sync).
Bước 3: Hệ thống sẽ yêu cầu đăng nhập vào OneDrive for Business.
Bước 4: Chọn thư mục cần đồng bộ và nhấn OK.
Bước 5: Dữ liệu sẽ tự động đồng bộ với máy tính của bạn.
Đồng Bộ SharePoint Trên Điện Thoại
Bước 1: Tải ứng dụng OneDrive hoặc SharePoint từ App Store hoặc Google Play.
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft Office 365.
Bước 3: Mở thư viện tài liệu SharePoint và chọn "Đồng bộ".
Bước 4: Các tài liệu sẽ được đồng bộ và có thể truy cập ngay trên thiết bị di động.
4. Các Mẹo Giúp Quản Lý SharePoint Hiệu Quả
Sử Dụng Các Quyền Truy Cập Hợp Lý
Phân quyền truy cập theo nhóm hoặc cá nhân để đảm bảo tính bảo mật.
Hạn chế quyền chỉnh sửa đối với các tài liệu quan trọng.
Tích Hợp Với Microsoft Teams
Tạo nhóm làm việc trong Microsoft Teams và liên kết với thư viện tài liệu SharePoint.
Hỗ trợ làm việc nhóm và theo dõi tiến độ dự án trực tiếp.
Bật Chế Độ Sao Lưu Tự Động
Kích hoạt tính năng tự động sao lưu dữ liệu để tránh mất tài liệu quan trọng.
Sử dụng OneDrive để lưu trữ các phiên bản cũ của tài liệu.
5. Kết Luận
SharePoint trong Office 365 là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, chia sẻ thông tin và đồng bộ dữ liệu một cách hiệu quả. Với các bước hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng sử dụng SharePoint để tối ưu quy trình làm việc của mình.
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy truy cập Hướng dẫn Office 365 để xem thêm nhiều bài viết chất lượng về Office 365 nhé!
