Trong kỷ nguyên công nghệ hiện nay, việc làm việc từ xa, cộng tác theo thời gian thực và truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi đã trở nên thiết yếu. Chính vì thế, Excel Online – một phần trong bộ ứng dụng Office 365 – ra đời như một công cụ hữu ích giúp người dùng xử lý bảng tính một cách linh hoạt, dễ dàng và hiệu quả mà không cần cài đặt phần mềm cồng kềnh.
Trong bài viết này, hdnms365 sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Excel Online cho người mới bắt đầu. Từ cách truy cập, tạo bảng tính trực tuyến, đến các thao tác cơ bản và mẹo nâng cao – tất cả sẽ được trình bày rõ ràng để bạn có thể làm chủ công cụ Excel mạnh mẽ này.
1. Excel Online là gì?
Excel Online là phiên bản trực tuyến (online) của ứng dụng Microsoft Excel – một công cụ xử lý bảng tính nổi tiếng thuộc bộ Office 365 (nay là Microsoft 365).
Điểm nổi bật của Excel Online là bạn có thể:
- Truy cập và chỉnh sửa bảng tính trực tiếp từ trình duyệt (Chrome, Edge, Firefox, v.v.)
- Tự động lưu thay đổi lên OneDrive
- Làm việc nhóm trên cùng một bảng tính theo thời gian thực
- Không cần cài đặt phần mềm
Đây là giải pháp lý tưởng cho người dùng cá nhân, giáo viên, sinh viên, nhân viên văn phòng hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn tối ưu hóa công việc mà vẫn tiết kiệm chi phí bản quyền phần mềm truyền thống.
2. Cách truy cập Excel Online trong Office 365
Để bắt đầu sử dụng Excel Online, bạn cần có một tài khoản Microsoft. Sau đó, làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào Office.com
Truy cập website: https://www.office.com
Sau đó đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn (có thể là @outlook.com, @hotmail.com hoặc email công việc đã đăng ký Office 365).
Bước 2: Chọn ứng dụng Excel
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện các ứng dụng. Nhấn vào biểu tượng Excel để mở Excel Online.
Bước 3: Tạo bảng tính mới
Bạn có thể:
- Chọn “New blank workbook” để tạo bảng tính trắng
- Hoặc chọn một mẫu bảng tính có sẵn như lịch, danh sách công việc, bảng thu chi, báo cáo tài chính,…
3. Giao diện Excel Online: Có gì khác Excel truyền thống?
Giao diện Excel Online được thiết kế tương tự Excel trên máy tính, giúp người dùng dễ dàng làm quen. Tuy nhiên, Excel Online có một số điểm đặc biệt như:
- Thanh menu đơn giản hơn, chỉ bao gồm các tab: Home, Insert, Draw, Data, Review, View
- Tự động lưu: Mọi thay đổi được lưu tự động lên OneDrive, tránh mất dữ liệu
- Làm việc nhóm dễ dàng: Có thể mời người khác chỉnh sửa bảng tính qua email hoặc link chia sẻ
Mặc dù một số tính năng nâng cao như macro VBA hay Power Pivot chưa có mặt trong Excel Online, nhưng các chức năng cơ bản phục vụ công việc văn phòng hằng ngày đều hoạt động rất tốt.
4. Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Excel Online
Dưới đây là một số thao tác quan trọng bạn cần nắm vững khi sử dụng Excel Online:
a. Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính
- Gõ dữ liệu vào ô (cell) như cách bạn làm trên Excel máy tính
- Sử dụng thanh công cụ để định dạng chữ (in đậm, nghiêng, gạch chân, đổi màu, canh lề,…)
- Tô màu nền, kẻ khung viền cho ô hoặc vùng dữ liệu
b. Sử dụng công thức
Excel Online hỗ trợ hầu hết các công thức phổ biến như:
- =SUM(A1:A10) – Tính tổng
- =AVERAGE(B1:B5) – Tính trung bình
- =IF(C1>100, "Đạt", "Chưa đạt") – Hàm điều kiện
- =VLOOKUP(...) – Tra cứu dữ liệu
c. Chèn biểu đồ, hình ảnh
Bạn có thể vào tab Insert để:
- Chèn biểu đồ cột, tròn, đường
- Thêm hình ảnh từ máy tính hoặc từ Bing
- Tạo table để quản lý dữ liệu khoa học hơn
d. Lưu và chia sẻ bảng tính
Excel Online tự động lưu mọi thay đổi lên OneDrive.
Bạn có thể chia sẻ file qua:
- Link chia sẻ (cho phép xem/chỉnh sửa)
- Gửi trực tiếp qua email
- Đồng bộ hóa với Microsoft Teams để làm việc nhóm
5. Một số tính năng hữu ích trong Excel Online
Excel Online tuy gọn nhẹ nhưng vẫn rất mạnh mẽ với các tính năng đáng chú ý:
a. Bình luận (Comment)
- Dùng để để lại ghi chú, trao đổi trực tiếp trong bảng tính
- Hữu ích trong công việc nhóm
b. Theo dõi thay đổi (Version History)
- Cho phép bạn xem lại các phiên bản trước của bảng tính
- Có thể khôi phục lại phiên bản cũ khi cần
c. Làm việc đồng thời
- Nhiều người cùng chỉnh sửa 1 file cùng lúc
- Thấy được con trỏ của người khác đang thao tác ở đâu
d. Hoạt động tốt trên điện thoại và máy tính bảng
- Chỉ cần trình duyệt và internet, không phụ thuộc vào hệ điều hành
6. Lợi ích khi sử dụng Excel Online cho người mới bắt đầu
Khi bạn là người mới học Excel hoặc chỉ sử dụng cơ bản, Excel Online mang lại nhiều lợi thế:
- Miễn phí: Dùng miễn phí khi có tài khoản Microsoft
- Không cần cài đặt: Truy cập mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc thiết bị
- Thao tác đơn giản: Giao diện trực quan, dễ học
- Phù hợp công việc nhẹ đến trung bình: Quản lý danh sách, tính toán đơn giản, lập kế hoạch cá nhân, thống kê dữ liệu nhỏ
7. Một số lưu ý khi sử dụng Excel Online
Mặc dù tiện lợi, bạn cũng nên chú ý vài điểm sau:
- Cần kết nối internet ổn định để làm việc mượt mà
- Một số tính năng nâng cao (như macro, kết nối cơ sở dữ liệu, add-in tùy chỉnh) không hỗ trợ
- Không phù hợp xử lý file Excel quá lớn (hàng trăm nghìn dòng)
Nếu nhu cầu của bạn cao hơn, có thể cân nhắc kết hợp giữa Excel Online và Excel bản cài đặt trong Office 365.
8. Tổng kết và khuyến nghị từ hdnms365
Với những hướng dẫn ở trên, hdnms365 tin rằng người mới bắt đầu có thể dễ dàng làm quen và khai thác hiệu quả Excel Online trong Office 365.
Đây là một công cụ mạnh mẽ, tiết kiệm và rất phù hợp với nhu cầu học tập, làm việc từ xa và cộng tác nhóm. Bằng cách tận dụng tốt Excel Online, bạn sẽ nâng cao hiệu suất công việc đáng kể mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian hay tiền bạc.
9. Mời bạn khám phá thêm
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy thường xuyên ghé thăm blog Hướng dẫn Office 365 để khám phá thêm các bài viết như:
- Hướng Dẫn Cài Đặt Office 365 Nhanh Chóng Trên Máy Tính
- Tích Hợp Outlook Với Email Công Việc
- Cách Sử Dụng Microsoft Teams Trong Office 365 Hiệu Quả
👉 Chia sẻ bài viết nếu bạn thấy hữu ích và để lại bình luận nếu bạn cần hỗ trợ thêm từ hdnms365 nhé!
