10 Thủ Thuật Excel 365 Giúp Bạn Làm Việc Nhanh Hơn - hdnms365

Nội dung chính

10 Thủ Thuật Excel 365 Giúp Bạn Làm Việc Nhanh Hơn

Excel 365 không chỉ là một công cụ bảng tính đơn giản mà còn là trợ thủ đắc lực giúp bạn tăng hiệu suất làm việc nếu biết tận dụng đúng cách. Dưới đây là 10 thủ thuật Excel 365 được chọn lọc, giúp bạn thao tác nhanh, chính xác và chuyên nghiệp hơn trong công việc văn phòng hàng ngày.

1. Sử Dụng XLOOKUP Thay Cho VLOOKUP Và HLOOKUP

XLOOKUP là hàm mới trong Excel 365, thay thế hoàn toàn cho VLOOKUP và HLOOKUP với cú pháp đơn giản hơn, dễ đọc và linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm dữ liệu theo hàng hoặc cột.

Ví dụ: =XLOOKUP("A2", B2:B100, C2:C100)

Lợi ích: Không còn phải lo ngại khi thêm cột mới, vì XLOOKUP vẫn hoạt động chính xác – khác với VLOOKUP.

2. Tự Động Điền Chuỗi Thông Minh Với Flash Fill

Thay vì viết hàm phức tạp để tách họ tên, định dạng số điện thoại hay địa chỉ email, bạn có thể dùng Flash Fill (Ctrl + E) để Excel tự động nhận diện và điền dữ liệu.

Ví dụ: Bạn có cột Họ và cột Tên, nhập thử Họ + Tên ở ô đầu tiên, nhấn Ctrl + E và Excel sẽ tự điền cho toàn bộ.

3. Sử Dụng Dynamic Arrays Với FILTER, SORT, UNIQUE

Excel 365 hỗ trợ các hàm mảng động như FILTER(), UNIQUE(), SORT()... giúp bạn xử lý danh sách nhanh chóng mà không cần VBA hay công thức mảng cũ.

Ví dụ: =UNIQUE(A2:A100) – lọc ra danh sách không trùng lặp.

4. Tạo Báo Cáo Nhanh Với PivotTable

Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tổng hợp dữ liệu lớn thành báo cáo trực quan. Đừng quên sử dụng Recommended PivotTables để Excel gợi ý mẫu báo cáo phù hợp.

Lưu ý: Sau khi tạo PivotTable, hãy thử dùng Slicer để lọc dữ liệu trực quan hơn.

5. Ghi Lại Macro Để Tự Động Hóa Nhiệm Vụ Lặp Lại

Excel 365 cho phép bạn ghi lại thao tác và lặp lại bằng một nút bấm thông qua Record Macro mà không cần biết lập trình.

Ví dụ thực tế: Định dạng lại bảng tính theo chuẩn công ty mỗi ngày chỉ với 1 phím tắt sau khi ghi macro.

6. Gắn Phím Tắt Tùy Chỉnh Với Quick Access Toolbar

Bạn có thể thêm các nút chức năng hay dùng vào thanh công cụ Quick Access và gán phím tắt để thao tác nhanh hơn, tiết kiệm thời gian đáng kể.

Mẹo nhỏ: Nên thêm các lệnh như Sort, Format Painter, hoặc Macro của bạn vào đây.

7. Làm Nổi Bật Dữ Liệu Với Conditional Formatting

Dễ dàng tạo hiệu ứng màu cho các ô theo điều kiện cụ thể như ô có giá trị cao nhất, thấp nhất, trên trung bình, hoặc vượt mức cảnh báo.

Bạn cũng có thể tạo thanh tiến độ (data bar), biểu tượng mũi tên lên xuống hay thang màu (color scale) để trực quan hóa dữ liệu.

8. Bảo Vệ File Bằng Mật Khẩu Hoặc Giới Hạn Vùng Chỉnh Sửa

Bạn có thể đặt mật khẩu cho file Excel hoặc chỉ cho phép chỉnh sửa vùng dữ liệu nhất định để bảo vệ nội dung quan trọng.

Thao tác nhanh: File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password.

9. Sử Dụng Power Query Để Kết Nối Và Làm Sạch Dữ Liệu

Power Query giúp bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn (web, Excel, SQL...), làm sạch và hợp nhất mà không cần sửa thủ công.

Ví dụ: Tự động lọc bỏ dòng trống, chuẩn hóa định dạng cột ngày, đổi tên tiêu đề chỉ với vài cú nhấp chuột.

10. Cộng Tác Thời Gian Thực Trên Excel Online

Excel 365 hỗ trợ chia sẻ file qua OneDrive và làm việc nhóm theo thời gian thực, có thể xem ai đang chỉnh sửa vùng nào mà không cần gửi file qua lại.

Gợi ý: Sử dụng Comment và @Mention để giao tiếp và phản hồi ngay trong bảng tính.

Câu Hỏi Thường Gặp

Excel 365 có cần kết nối Internet không?

Không bắt buộc. Bạn có thể làm việc offline và đồng bộ lại khi kết nối Internet.

Có thể dùng Excel 365 trên điện thoại không?

Có. Bạn có thể tải ứng dụng Microsoft Excel từ App Store hoặc Google Play để sử dụng miễn phí với một số tính năng giới hạn.

Kết Luận

Việc thành thạo các thủ thuật Excel 365 không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện hiệu quả làm việc rõ rệt. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel trong công việc, đừng ngần ngại luyện tập những mẹo này mỗi ngày.

Bạn có mẹo nào hay về Excel 365? Hãy chia sẻ ở phần bình luận bên dưới để cùng nhau học hỏi!

Những nội dung trong bài có liên quan đến:

• thủ thuật Excel 365 mới nhất
• mẹo dùng Excel cho dân văn phòng
• hướng dẫn Excel 365 cơ bản và nâng cao

---

Bài viết được đăng bởi hdnms365.blogspot.com – Blog chia sẻ kiến thức Office 365 dành cho người dùng Việt.

Khám Phá Tính Năng Microsoft Teams trong Office 365 Giúp Tăng Cường Làm Việc Nhóm

Xin chào quý độc giả thân yêu của hdnms365!

Trong thời đại làm việc số, việc hợp tác và giao tiếp hiệu quả trong nhóm không chỉ là xu hướng mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững. Là một phần không thể thiếu trong bộ công cụ Microsoft 365, Microsoft Teams mang đến giải pháp toàn diện để tăng cường hiệu suất làm việc nhóm – dù bạn đang làm việc từ xa, tại văn phòng hay di chuyển liên tục.

Trong bài viết hôm nay, hdnms365 sẽ cùng bạn khám phá chi tiết các tính năng nổi bật của Microsoft Teams và cách ứng dụng chúng để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Đây không chỉ là bài viết giới thiệu phần mềm mà còn là hướng dẫn thực tế để bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay.

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng giao tiếp và cộng tác trực tuyến của Microsoft, được tích hợp hoàn hảo trong bộ ứng dụng Office 365 (nay là Microsoft 365). Với Teams, người dùng có thể:

• Gửi tin nhắn tức thời (chat) trong nhóm hoặc riêng lẻ.
• Tổ chức cuộc họp trực tuyến với video, âm thanh, chia sẻ màn hình.
• Quản lý và chia sẻ tệp tài liệu dễ dàng thông qua tích hợp với OneDrive và SharePoint.
• Tạo kênh làm việc cho từng dự án, phòng ban hoặc nhóm chuyên môn.

Không giống như các ứng dụng chat đơn lẻ, Teams được thiết kế để trở thành trung tâm làm việc nhóm toàn diện – nơi hội tụ các cuộc trò chuyện, cuộc họp, tệp tài liệu và ứng dụng – tất cả ở một nơi duy nhất.

2. Tại sao Microsoft Teams lại quan trọng trong làm việc nhóm?

Với tư cách là một blogger chuyên về Office 365, hdnms365 nhận thấy Teams đã thực sự thay đổi cách làm việc nhóm theo hướng:

• Minh bạch và có tổ chức: Mọi trao đổi đều được lưu lại theo chủ đề trong từng kênh.
• Tăng tốc giao tiếp: Chat nhanh, phản hồi tức thời, thông báo rõ ràng.
• Giảm thiểu email nội bộ: Không còn những chuỗi email dài dòng, mọi thứ diễn ra trong Teams.
• Làm việc mọi nơi: Chỉ cần kết nối internet, bạn có thể tham gia đầy đủ công việc từ xa.

3. Giao diện Microsoft Teams và cách sử dụng cơ bản

Ngay sau khi đăng nhập vào Microsoft 365, bạn có thể truy cập Microsoft Teams từ trình duyệt, ứng dụng máy tính hoặc ứng dụng điện thoại di động.

Các thành phần chính trong giao diện:

• Activity (Hoạt động): Hiển thị các thông báo mới.
• Chat: Gửi tin nhắn riêng tư hoặc nhóm nhỏ.
• Teams: Danh sách các nhóm bạn đang tham gia, chia theo kênh.
• Calendar (Lịch): Đồng bộ với Outlook để lên lịch họp.
• Files (Tệp): Tập trung các tệp chia sẻ trong các nhóm hoặc cuộc trò chuyện.
• Apps (Ứng dụng): Thêm tiện ích mở rộng như Planner, Power BI, Forms,…

Hướng dẫn tạo nhóm và kênh:

1. Chọn Teams > Join or create a team.
2. Chọn Create team, đặt tên nhóm và chọn quyền truy cập (Private/Public).
3. Thêm các kênh (Channels) để tổ chức nội dung theo chủ đề.

💡 hdnms365 lưu ý: Hãy tạo kênh theo từng dự án hoặc chức năng công việc để quản lý tốt hơn.

4. Tính năng nổi bật của Microsoft Teams trong Office 365

4.1. Chat nhanh, video call và cuộc họp trực tuyến

Bạn có thể trò chuyện cá nhân, theo nhóm hoặc tạo các kênh thảo luận riêng biệt. Đặc biệt:

• Cuộc gọi video HD lên đến 1.000 người tham gia.
• Chia sẻ màn hình khi họp trực tuyến.
• Ghi lại cuộc họp và lưu trữ trên OneDrive/SharePoint.
• Tạo phông nền ảo và hiệu ứng làm mờ nền.

✅ Đây là giải pháp thay thế Zoom, Google Meet hoàn hảo cho tổ chức dùng Microsoft 365.

4.2. Quản lý tệp và chia sẻ tài liệu trực tiếp

• Người dùng có thể kéo thả tài liệu vào khung chat hoặc kênh nhóm.
• Chỉnh sửa trực tiếp tài liệu Word, Excel, PowerPoint ngay trong Teams mà không cần rời khỏi ứng dụng.
• Phiên bản tài liệu được lưu tự động và cho phép phục hồi dễ dàng.

4.3. Lên lịch họp, nhắc nhở và tổ chức công việc

• Tích hợp lịch Outlook, bạn có thể lên lịch họp trong Teams và gửi lời mời.
• Đặt quyền truy cập phòng họp, giới hạn thời gian, hoặc yêu cầu xác nhận tham dự.
• Đồng bộ với ứng dụng Planner hoặc To Do để quản lý nhiệm vụ cá nhân và nhóm.

4.4. Tích hợp ứng dụng và tiện ích mở rộng

• Có thể thêm hơn 700 ứng dụng phổ biến như Trello, Asana, Adobe Sign, Zoom, Form, Power BI, Jira…
• Xây dựng bot trả lời tự động hoặc ứng dụng nội bộ riêng cho tổ chức.

5. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Microsoft Teams

hdnms365 đã khảo sát nhiều đơn vị sử dụng Office 365 tại Việt Nam và ghi nhận các lợi ích sau:

• Tăng hiệu suất làm việc nhóm lên 30–40% nhờ giảm thời gian chờ đợi phản hồi và chia sẻ tài liệu nhanh chóng.
• Giảm chi phí họp và đi lại do tổ chức họp trực tuyến hiệu quả.
• Hạn chế sử dụng phần mềm ngoài, tránh lộ lọt dữ liệu công ty.
• Tăng tính minh bạch, quản lý thông tin, giao tiếp nội bộ có tổ chức hơn.
• Dễ đào tạo nhân viên mới, vì mọi trao đổi, tài liệu đều tập trung một nơi.

6. Một số mẹo và lưu ý khi dùng Microsoft Teams hiệu quả

hdnms365 xin chia sẻ vài mẹo nhỏ giúp bạn tối ưu trải nghiệm Teams:

• Ghim kênh quan trọng để dễ truy cập.
• Sử dụng @mention để nhắc tên thành viên trong nhóm.
• Đặt quy tắc đặt tên nhóm/kênh rõ ràng để dễ tìm kiếm.
• Tự động hóa với Power Automate: Tạo thông báo tự động khi có thay đổi trong tài liệu, nhiệm vụ,…
• Bảo mật tốt hơn với xác thực hai lớp (MFA).

7. Microsoft Teams miễn phí và bản trả phí có gì khác?

Microsoft cung cấp phiên bản Microsoft Teams miễn phí với các tính năng cơ bản. Tuy nhiên, bản tích hợp trong Microsoft 365 Business và Enterprise mới cung cấp:

Tính năng	Miễn phí	Microsoft 365
Tạo nhóm và kênh không giới hạn	✔️	✔️
Cuộc họp video HD giới hạn 60 phút	✔️	✔️
Ghi hình cuộc họp	❌	✔️
Lưu trữ tệp (GB/người)	5GB	1TB
Tích hợp ứng dụng mở rộng	Giới hạn	Đầy đủ
Quản trị người dùng doanh nghiệp	❌	✔️

✅ Lời khuyên từ hdnms365: Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đầu tư Microsoft 365 là lựa chọn hợp lý để tận dụng tối đa sức mạnh Teams và các công cụ văn phòng khác.

8. Kết luận

Không còn nghi ngờ gì nữa, Microsoft Teams chính là trung tâm làm việc nhóm hiện đại, giúp bạn kết nối, cộng tác và hoàn thành công việc mọi lúc – mọi nơi. Việc tận dụng tối đa Teams không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tăng khả năng quản lý, tổ chức công việc trong môi trường số.

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đang sử dụng Office 365, đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá và triển khai Microsoft Teams một cách hiệu quả. hdnms365 tin rằng, một khi đã quen với nền tảng này, bạn sẽ không muốn quay lại các hình thức làm việc rời rạc trước đây nữa.

👉 Đừng quên ghé thăm Blog Hướng dẫn Office 365 của hdnms365 để cập nhật thêm nhiều mẹo, hướng dẫn và kiến thức thực tiễn khác liên quan đến Microsoft 365!

📌 Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích, và để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào! 

Đề xuất liên quan đến "Tính năng của Office 365":