Nội dung chính

10 Thủ Thuật Excel 365 Giúp Bạn Làm Việc Nhanh Hơn

Excel 365 không chỉ là một công cụ bảng tính đơn giản mà còn là trợ thủ đắc lực giúp bạn tăng hiệu suất làm việc nếu biết tận dụng đúng cách. Dưới đây là 10 thủ thuật Excel 365 được chọn lọc, giúp bạn thao tác nhanh, chính xác và chuyên nghiệp hơn trong công việc văn phòng hàng ngày.

1. Sử Dụng XLOOKUP Thay Cho VLOOKUP Và HLOOKUP

XLOOKUP là hàm mới trong Excel 365, thay thế hoàn toàn cho VLOOKUP và HLOOKUP với cú pháp đơn giản hơn, dễ đọc và linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm dữ liệu theo hàng hoặc cột.

Ví dụ: =XLOOKUP("A2", B2:B100, C2:C100)

Lợi ích: Không còn phải lo ngại khi thêm cột mới, vì XLOOKUP vẫn hoạt động chính xác – khác với VLOOKUP.

2. Tự Động Điền Chuỗi Thông Minh Với Flash Fill

Thay vì viết hàm phức tạp để tách họ tên, định dạng số điện thoại hay địa chỉ email, bạn có thể dùng Flash Fill (Ctrl + E) để Excel tự động nhận diện và điền dữ liệu.

Ví dụ: Bạn có cột Họ và cột Tên, nhập thử Họ + Tên ở ô đầu tiên, nhấn Ctrl + E và Excel sẽ tự điền cho toàn bộ.

3. Sử Dụng Dynamic Arrays Với FILTER, SORT, UNIQUE

Excel 365 hỗ trợ các hàm mảng động như FILTER(), UNIQUE(), SORT()... giúp bạn xử lý danh sách nhanh chóng mà không cần VBA hay công thức mảng cũ.

Ví dụ: =UNIQUE(A2:A100) – lọc ra danh sách không trùng lặp.

4. Tạo Báo Cáo Nhanh Với PivotTable

Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tổng hợp dữ liệu lớn thành báo cáo trực quan. Đừng quên sử dụng Recommended PivotTables để Excel gợi ý mẫu báo cáo phù hợp.

Lưu ý: Sau khi tạo PivotTable, hãy thử dùng Slicer để lọc dữ liệu trực quan hơn.

5. Ghi Lại Macro Để Tự Động Hóa Nhiệm Vụ Lặp Lại

Excel 365 cho phép bạn ghi lại thao tác và lặp lại bằng một nút bấm thông qua Record Macro mà không cần biết lập trình.

Ví dụ thực tế: Định dạng lại bảng tính theo chuẩn công ty mỗi ngày chỉ với 1 phím tắt sau khi ghi macro.

6. Gắn Phím Tắt Tùy Chỉnh Với Quick Access Toolbar

Bạn có thể thêm các nút chức năng hay dùng vào thanh công cụ Quick Access và gán phím tắt để thao tác nhanh hơn, tiết kiệm thời gian đáng kể.

Mẹo nhỏ: Nên thêm các lệnh như Sort, Format Painter, hoặc Macro của bạn vào đây.

7. Làm Nổi Bật Dữ Liệu Với Conditional Formatting

Dễ dàng tạo hiệu ứng màu cho các ô theo điều kiện cụ thể như ô có giá trị cao nhất, thấp nhất, trên trung bình, hoặc vượt mức cảnh báo.

Bạn cũng có thể tạo thanh tiến độ (data bar), biểu tượng mũi tên lên xuống hay thang màu (color scale) để trực quan hóa dữ liệu.

8. Bảo Vệ File Bằng Mật Khẩu Hoặc Giới Hạn Vùng Chỉnh Sửa

Bạn có thể đặt mật khẩu cho file Excel hoặc chỉ cho phép chỉnh sửa vùng dữ liệu nhất định để bảo vệ nội dung quan trọng.

Thao tác nhanh: File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password.

9. Sử Dụng Power Query Để Kết Nối Và Làm Sạch Dữ Liệu

Power Query giúp bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn (web, Excel, SQL...), làm sạch và hợp nhất mà không cần sửa thủ công.

Ví dụ: Tự động lọc bỏ dòng trống, chuẩn hóa định dạng cột ngày, đổi tên tiêu đề chỉ với vài cú nhấp chuột.

10. Cộng Tác Thời Gian Thực Trên Excel Online

Excel 365 hỗ trợ chia sẻ file qua OneDrive và làm việc nhóm theo thời gian thực, có thể xem ai đang chỉnh sửa vùng nào mà không cần gửi file qua lại.

Gợi ý: Sử dụng Comment và @Mention để giao tiếp và phản hồi ngay trong bảng tính.

Câu Hỏi Thường Gặp

Excel 365 có cần kết nối Internet không?

Không bắt buộc. Bạn có thể làm việc offline và đồng bộ lại khi kết nối Internet.

Có thể dùng Excel 365 trên điện thoại không?

Có. Bạn có thể tải ứng dụng Microsoft Excel từ App Store hoặc Google Play để sử dụng miễn phí với một số tính năng giới hạn.

Kết Luận

Việc thành thạo các thủ thuật Excel 365 không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện hiệu quả làm việc rõ rệt. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel trong công việc, đừng ngần ngại luyện tập những mẹo này mỗi ngày.

Bạn có mẹo nào hay về Excel 365? Hãy chia sẻ ở phần bình luận bên dưới để cùng nhau học hỏi!

Những nội dung trong bài có liên quan đến:

thủ thuật Excel 365 mới nhất
mẹo dùng Excel cho dân văn phòng
hướng dẫn Excel 365 cơ bản và nâng cao

Bài viết được đăng bởi hdnms365.blogspot.com – Blog chia sẻ kiến thức Office 365 dành cho người dùng Việt.

Hướng dẫn Office 365